De applicatie Tijdregistratie is ontwikkeld voor het registreren welke medewerker welke werkzaamheden/handelingen op welk moment en tegen welk tarief voor welk project/dossier verricht.
Tijdregistratie is speciaal voor advocatenkantoren ontwikkeld. Een Dossier wordt gekoppeld aan de Relatie en de Wederpartij, en een medewerker wordt aan het nieuwe Dossier gekoppeld. Het standaard tarief kan per Dossier worden bepaald vanuit het standaardtarief welke in het Dossier naar wens kan worden aangepast. Wanneer medewerkers werkzaamheden verrichten voor een Dossier van een collega, dan kan dit in het Dossier worden vastgelegd, inclusief een mogelijk afwijkend tarief.
In 2007 is de applicatie fors uitgebreid. Deze uitbreiding hadden vooral tot doel om "terugkerend dagelijks werk" en "complexe (boekhoudkundige) handelingen" zo veel mogelijk te vereenvoudigen. Er zijn speciale opdrachtknoppen/schermen ontwikkeld die de efficency rond tijdschrijven aanzienlijk verhogen. Het beheer van de Toevoegingen, en het verwerken/inboeken/doorbelasten van Afrekeningen van de Raad van Rechtsbijstand zijn net zo eenvoudig geworden als het registreren van tijd.
Er is een grootboeksysteem aanwezig zodat handelingen, werkzaamheden aan kostenplaatsen toegewezen kunnen worden. Daarnaast kunnen zowel intergraal als per Dossier niet gefactureerde uren doorbelast worden. De applicatie Tijdregistratie kan zelfstandig gebruikt worden, maar ook volledig geïntegreerd worden met de financiële administratie van Van Roon Automatisering. Daarnaast kunnen journaalposten aangeboden worden aan andere financiële administraties.
De applicatie Tijdregistratie is onderverdeeld in
Alle medewerkers worden vastgelegd in de applicatie Tijdregistratie, inclusief het actuele commerciële uurtarief.
Beheer Relaties en Wederpartijen
NAW gegevens Relaties en Wederpartijen kunnen worden vastgelegd in het systeem. Hierbij wordt gecontroleerd dat NAW gegevens bekend zijnde onder Wederpartij niet geregistreerd kunnen worden als Relatie.
Beheer Kostenplaatsen
Kostenplaatsen kunnen variabel aangelegd worden binnen het standaard aanwezige grootboekstelsel
Beheer Handelingen
Ingevoerde handelingen worden automatisch in een aparte tabel binnen het systeem geregistreerd. Bij het ingeven van een handeling wordt direct een match uitgevoerd op deze tabel en wordt de handeling getoond die matched met de ingetypte waarde.
Beheer Tarieven
Er zijn Uurtarieven per medewerker en tarieven per Handeling en tarieven per Dossier. Beide worden getoond op het scherm en kunnen worden gemuteerd indien noodzakelijk.
Een Dossier binnen de applicatie Tijdregistratie omvat:
Dossiergegevens Relatie/Wederpartij, Datum, Datum Archief, Archiefnummer,
Verantwoordelijke Advocaat, Dossiertarief, Bewerkelijke Zaak
Per Dossier kunnen de volgende gerelateerde gegevens vastgelegd worden:
Urenregistratie Welke Medewerker, op welke datum van tot tijd, tegen welk tarief welke handeling(en) heeft uitgevoerd
Aantekening Hier worden in en uitgaande correspondentie geregistreerd. In en uitgaande stukken kunnen via Hyperlinks worden gekoppeld aan het Dossier zodat alle stukken direct vanuit het Dossier opvraagbaar zijn. (Betekent wel dat inkomende stukken gescand moeten worden om deze via een hyperlink gekoppeld te krijgen.)
Niet gefactureerd Laat alle niet gefactureerde werkzaamheden zien.
Gefactureerd Laat alle gefactureerde werkzaamheden zien
Kilometers Registratie op welke datum Van Naar hoeveel kilometers zijn gereden. De kilometers kunnen naar keuze doorbelast worden met daarbij de mogelijkheid de kosten cumulatief op de factuur te vermelden en gespecificeerd op de factuur-bijlage.
Toevoeging Per dossier kunnen meerdere toevoegingen worden vastgelegd alsmede of Ja/Nee een toevoeging is aangevraagd en de geldigheid van de verstrekte toevoeging, en het toegekende aantal punten. Het Rappelsysteem meldt tijdig, conform uw specificatie, wanneer er een nieuwe toevoeging moet worden aangevraagd.
RvRB Via een eenvoudig ingave-scherm kunnen de RvRB afrekeningen worden vastgelegd. Vanuit dit scherm worden door het systeem alle genoemde posten ingeboekt en doorbelast.
Facturatie
De applicatie Tijdregistratie factureert de niet gefactureerde werkzaamheden en posten waar een ingekomen factuur doorbelast moet worden. Tevens kunnen Voorschotnota's worden aangemaakt. Per Dossier kunnen meerdere Voorschotnota's en door te belasten kosten worden gefactureerd.
Er worden met de facturatie journaalposten aangemaakt die beschikbaar komen voor de financiële administratie. Standaard wordt onverdicht gejournaliseerd.
Er worden nummerreeksen aangelegd voor o.a. de Facturen, Journaalposten, Boekstukken, Urenregistraties, Kilometerregistraties en Aantekeningen ter controle op volledigheid.
Naast diverse standaardoverzichten kunt u middels de Access Query en Report tool ook uw eigen overzichten uit de applicatie maken en/of de in informatie exporteren naar Word of Excel.
Daarnaast zijn de volgende standaard overzichten aanwezig:
- Overzicht urenregistraties per medewerker per vrij in te geven periode
- Overzicht niet gefactureerde urenregistraties per medewerker
- Overzicht gereden kilometers per medewerker
- Dossieroverzicht verkort/uitgebreid
o Met de volgende parameters
§ Actieve/Gearchiveerde Dossiers of Alle Dossiers
§ Bepaalde medewerker / Alle medewerkers
§ Van tot en met Datum Datum-Dossier
o Verkort Overzicht omvat de Dossiergegevens, totalen van de urenspecificaties, gereden kilometers, Status van het Dossier
o Uitgebreid overzicht bevat alle informatie van het dossier inclusief details van Aantekeningen, Gereden kilometers, Urenregistraties, alle informatie over de gefactureerde gegevens en Openstaande posten
- Openstaande posten (per client en/of per leverancier)
- Balans, Winst en Verlies
